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Productivité
30 de septembre de 2026 - 21h09m
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Dans de nombreuses entreprises, il y a cette personne qui semble tout savoir.
Elle connaît les processus, sait où trouver chaque information, comprend comment résoudre certains problèmes et, chaque fois que quelqu’un a une question, c’est presque toujours vers elle que l’équipe se tourne.
Ces connaissances ont énormément de valeur pour l’entreprise. Le problème, c’est que, bien souvent, elles sont concentrées entre les mains de quelques personnes seulement.
Lorsque cela se produit, une question importante se pose : et si ces connaissances pouvaient être transformées en informations accessibles à toute l’entreprise?
C’est précisément une réflexion qui est devenue encore plus pertinente avec les avancées de Google Workspace et des Gemini Skills, qui permettent de transformer les connaissances et le contexte en actions plus concrètes dans le quotidien professionnel.
Mais derrière cette réflexion se trouve une question encore plus large : comment les entreprises peuvent-elles transformer ce qui se passe chaque jour en données capables de soutenir de meilleures décisions?
C’est là que l’importance de comprendre non seulement ce que font les employés, mais aussi comment le travail se fait réellement, entre en jeu.
Chaque entreprise possède des connaissances qui ne sont pas nécessairement documentées.
Elles peuvent se trouver dans l’expérience d’un employé, dans la façon dont une tâche particulière est réalisée, dans un processus qu’une personne a appris au fil des années ou même dans la capacité d’une personne à résoudre rapidement des situations qui semblent complexes pour le reste de l’équipe.
Ces connaissances informelles peuvent être extrêmement importantes pour les opérations.
Le problème survient lorsque l’entreprise dépend exclusivement de certaines personnes pour accéder à des informations précises ou résoudre certains problèmes.
Imaginez, par exemple, un employé qui sait exactement où trouver un document particulier, qui connaît toutes les étapes d’un processus et qui peut guider les autres membres de l’équipe chaque fois qu’une question survient.
Tant que ces connaissances restent uniquement avec cette personne, l’entreprise crée une dépendance.
Si cette personne est absente, change de rôle ou quitte l’organisation, une partie de ces connaissances pourrait ne plus être accessible de la même façon.
C’est pourquoi transformer les connaissances individuelles en informations partagées constitue l’un des défis de la gestion moderne.
Les outils numériques changent la façon dont les entreprises gèrent leurs connaissances.
L’évolution de ressources comme les Gemini Skills dans Google Workspace illustre une tendance importante : les informations qui existent déjà dans le quotidien professionnel peuvent être utilisées pour accomplir des tâches, organiser des processus et rendre les connaissances plus facilement accessibles.
En pratique, cela signifie que les connaissances ne dépendent plus exclusivement de la mémoire ou de l’expérience d’une seule personne.
Les documents, les courriels, les informations liées aux projets et d’autres ressources peuvent servir de contexte afin de rendre certaines activités plus pratiques.
Mais il existe une différence importante entre les connaissances et les données sur le travail.
Une entreprise peut savoir quelles informations sont stockées dans ses systèmes sans pour autant savoir exactement comment son équipe utilise son temps tout au long de la journée de travail.
C’est là que l’analyse de la routine de travail devient importante.
Imaginez qu’une entreprise ait accès à tous les documents, courriels et outils utilisés par son équipe.
Elle possède énormément d’informations.
Mais cela signifie-t-il que ses gestionnaires savent réellement comment le travail se fait?
Pas nécessairement.
Il est possible de connaître les processus officiellement définis tout en ne sachant pas quelles activités occupent une part importante de la journée de travail.
Par exemple :
Une équipe peut passer des heures à utiliser différentes applications.
Elle peut constamment passer d’un outil à l’autre.
Elle peut perdre du temps à chercher de l’information.
Elle peut avoir des périodes sans activité.
Elle peut utiliser certains systèmes beaucoup plus que d’autres.
Elle peut concentrer certaines tâches entre les mains de seulement quelques personnes.
Ces comportements font partie de la routine, mais ils ne sont pas toujours évidents lorsqu’un gestionnaire regarde uniquement les résultats, les réunions ou le nombre d’heures travaillées.
C’est l’une des principales idées derrière la gestion axée sur les données.
Avant de décider ce qui doit être amélioré, il faut comprendre la situation actuelle.
Comment le travail se fait-il réellement?
Quels outils font partie de la routine?
Quelles activités prennent le plus de temps?
Où trouve-t-on des périodes d’inactivité?
Quelles applications sont les plus utilisées?
Y a-t-il des processus qui pourraient être simplifiés?
Ces questions permettent de transformer une perception subjective en une analyse plus concrète de la routine de travail.
Plutôt que de se fier uniquement aux impressions, les gestionnaires peuvent utiliser des informations qui les aident à comprendre comment l’équipe fonctionne.
La productivité ne signifie pas simplement travailler davantage.
Une analyse adéquate doit tenir compte de la façon dont le temps est utilisé et des activités qui font partie de la journée de travail.
Deux personnes peuvent être connectées pendant le même nombre d’heures et avoir des routines complètement différentes.
L’une peut consacrer la majeure partie de son temps à des activités directement liées à ses responsabilités.
L’autre peut être confrontée à des interruptions, passer d’un outil à l’autre ou passer des périodes importantes sans activité.
C’est pourquoi regarder uniquement le nombre d’heures de connexion peut ne pas être suffisant.
Le contexte est important.
C’est précisément à ce niveau d’analyse que les outils de suivi peuvent contribuer à la gestion.
Avec Monitoo, les gestionnaires peuvent consulter de façon organisée des informations liées à la routine de l’équipe, notamment des données sur :
Les heures de travail
Les activités
La productivité
L’inactivité
Les sites Web utilisés
Les applications utilisées
Ces informations peuvent aider à obtenir une vision plus claire de la façon dont le temps est utilisé pendant le travail.
Plutôt que d’analyser chaque information séparément, les gestionnaires peuvent consulter les données dans un contexte plus global.
La plus grande valeur des données ne réside pas simplement dans leur collecte.
Elle réside dans la capacité à les utiliser pour comprendre des situations et soutenir la prise de décision.
Imaginez qu’une entreprise constate qu’une activité particulière demande une part importante du temps de l’équipe.
La question suivante pourrait être : y a-t-il une étape qui pourrait être automatisée, simplifiée ou réorganisée?
Ou imaginez que l’on constate qu’un outil particulier occupe une grande partie de la routine quotidienne.
Cela pourrait mener à une analyse des processus, de la formation ou de la répartition des tâches.
Les données ne fournissent pas automatiquement la réponse.
Elles permettent de poser de meilleures questions.
L’un des défis de la gestion consiste à prendre des décisions uniquement à partir de perceptions.
Un gestionnaire peut croire qu’un processus particulier fonctionne bien.
Un autre peut croire qu’il existe un problème de productivité.
Sans suffisamment de données, ces deux perceptions peuvent rester de simples hypothèses.
Lorsque les informations sur la routine de travail sont organisées, il devient plus facile de comparer les situations, d’identifier des tendances et d’analyser les possibles goulots d’étranglement.
Cela ne signifie pas transformer chaque chiffre en conclusion automatique.
Cela signifie utiliser les données comme point de départ pour une analyse plus structurée.
Avec le travail à distance, cette réflexion devient encore plus pertinente.
Lorsqu’une équipe travaille dans le même environnement physique, certaines informations peuvent naturellement être observées.
Les gestionnaires peuvent voir les interactions, les processus, les moments de collaboration et les difficultés rencontrées pendant l’exécution des tâches.
En télétravail, une grande partie de ces informations n’est plus directement visible.
Les réunions et les messages ne montrent qu’une partie de la routine.
C’est pourquoi disposer de données structurées peut aider à compléter cette vision.
Monitoo organise les informations liées aux heures de travail et aux activités de l’équipe dans un tableau de bord.
Cela permet aux gestionnaires d’avoir une vision plus claire des différents aspects de la routine de travail.
Cela comprend notamment :
Heures de travail : comprendre les périodes liées à l’activité professionnelle.
Activités : visualiser les activités réalisées au cours de la routine de travail.
Productivité : suivre des indicateurs liés à l’utilisation du temps.
Inactivité : identifier les périodes sans activité enregistrée.
Sites Web et applications : comprendre les outils utilisés pendant le travail.
L’objectif n’est pas simplement d’accumuler de l’information.
Il s’agit d’organiser ces données afin qu’elles puissent être utilisées dans la gestion.
Lorsque les données sont dispersées à différents endroits, l’analyse devient plus difficile.
Les gestionnaires peuvent devoir consulter différents systèmes, rapports ou dossiers afin d’obtenir une vision complète de l’équipe.
Un tableau de bord centralisé facilite cette visualisation.
Plutôt que de chercher les informations une par une, les gestionnaires peuvent accéder aux principaux indicateurs dans un même environnement.
Cela réduit l’effort nécessaire pour trouver l’information et permet de consacrer davantage de temps à l’analyse et à la prise de décision.
Il est important de souligner que les outils de suivi ne remplacent pas le rôle du gestionnaire.
Les données doivent être interprétées dans leur contexte.
Une période de faible activité, par exemple, peut avoir différentes explications.
Elle peut correspondre à une pause, à une réunion, à une activité réalisée loin de l’ordinateur ou simplement à une tâche qui ne nécessite pas une interaction constante avec l’appareil.
Les données doivent donc servir de soutien à l’analyse plutôt que de permettre une interprétation automatique de la performance d’une personne.
La gestion axée sur les données doit également tenir compte de la transparence et du contexte.
Le suivi des informations liées à la routine de travail devrait être associé à des objectifs clairs concernant la gestion, la productivité et l’amélioration des processus.
Lorsque les données sont utilisées adéquatement, elles peuvent aider une entreprise à identifier des goulots d’étranglement, à comprendre ses processus et à prendre des décisions plus éclairées.
L’attention passe simplement de la question « combien de temps la personne est-elle restée connectée? »
à une question plus pertinente :
« Que nous montrent les données sur la façon dont le travail se fait? »
C’est le lien principal entre les connaissances, la technologie et la gestion.
Des outils comme les Gemini Skills montrent comment les connaissances qui existent déjà au sein des entreprises peuvent être utilisées de manière plus concrète.
De leur côté, les solutions de suivi et d’analyse permettent de visualiser les informations liées à la routine de travail.
Lorsque ces deux perspectives sont combinées, une entreprise peut observer deux aspects importants :
ce que les gens savent
et
comment le travail se fait.
Cette combinaison peut aider les gestionnaires à identifier des occasions d’amélioration avec davantage de contexte.
L’employé qui sait tout peut être un atout important pour toute organisation.
Mais dépendre exclusivement de cette personne n’est pas nécessairement le seul modèle possible.
Plus les connaissances peuvent être documentées, partagées et transformées en informations accessibles, moins l’entreprise risque de dépendre de certaines personnes pour accomplir certaines tâches.
La technologie peut contribuer à ce processus.
Les outils de collaboration, l’intelligence artificielle, la gestion des connaissances et l’analyse de la productivité font partie d’une transformation plus large de la façon dont les entreprises travaillent.
L’objectif n’est pas de remplacer les personnes.
Il s’agit de permettre à l’organisation de mieux utiliser les connaissances qu’elles produisent.
L’avenir de la gestion ne consiste pas simplement à travailler avec davantage d’outils.
Il consiste à mieux utiliser les informations que ces outils contribuent à générer.
Les connaissances d’une seule personne peuvent profiter à toute une équipe.
Les données issues de la routine peuvent révéler des processus qui méritent d’être analysés.
Et une vision plus claire du travail peut aider les gestionnaires à prendre des décisions mieux éclairées.
Au bout du compte, la question n’est plus simplement « combien de temps l’équipe a-t-elle travaillé? »
Elle devient beaucoup plus importante :
« Comment ce temps a-t-il été utilisé et qu’est-ce que nous pouvons en apprendre? »
C’est grâce à cette compréhension que les entreprises peuvent identifier des occasions, analyser leurs processus et décider de ce qui doit réellement être amélioré.
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