En muchas empresas, existe esa persona que parece saberlo todo.

Conoce los procesos, sabe dónde encontrar cada información, entiende cómo resolver determinados problemas y, cuando alguien tiene una duda, casi siempre es a ella a quien recurre el equipo.

Este conocimiento tiene un enorme valor para la empresa. El problema es que, muchas veces, está concentrado en pocas personas.

Cuando esto ocurre, surge una pregunta importante: ¿y si este conocimiento pudiera transformarse en información accesible para toda la empresa?

Precisamente este tema ha adquirido aún más relevancia con los avances de Google Workspace y las Skills de Gemini, que permiten transformar conocimiento y contexto en acciones más prácticas dentro de la rutina de trabajo.

Pero existe una cuestión aún más amplia detrás de esto: ¿cómo pueden las empresas transformar aquello que ocurre diariamente en datos capaces de apoyar mejores decisiones?

Aquí es donde entra la importancia de entender no solo lo que hacen los colaboradores, sino cómo ocurre realmente el trabajo.

EL CONOCIMIENTO QUE PERMANECE EN LA CABEZA DE UNA PERSONA

Toda empresa posee conocimientos que no necesariamente están registrados en documentos.

Pueden estar en la experiencia de un empleado, en la manera en que se ejecuta una determinada tarea, en un proceso que alguien aprendió a lo largo de los años o incluso en la capacidad de una persona para resolver rápidamente situaciones que parecen complejas para el resto del equipo.

Este conocimiento informal puede ser extremadamente importante para la operación.

El problema aparece cuando la empresa depende exclusivamente de estas personas para acceder a determinada información o resolver determinados problemas.

Imagina, por ejemplo, a un colaborador que sabe exactamente dónde encontrar determinado documento, conoce todos los pasos de un proceso y puede orientar a los demás miembros del equipo cada vez que surge una duda.

Mientras este conocimiento permanezca únicamente con esa persona, la empresa tiene una dependencia.

Si esa persona está ausente, cambia de función o deja la organización, parte de ese conocimiento puede dejar de estar disponible de la misma manera.

Por eso, transformar el conocimiento individual en información compartida es uno de los desafíos de la gestión moderna.

DEL CONOCIMIENTO INDIVIDUAL AL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL

Las herramientas digitales están cambiando la manera en que las empresas gestionan el conocimiento.

El avance de recursos como las Skills de Gemini en Google Workspace muestra una tendencia importante: la información que ya existe dentro de la rutina de trabajo puede utilizarse para ejecutar tareas, organizar procesos y facilitar el acceso al conocimiento.

En la práctica, esto significa que el conocimiento deja de depender exclusivamente de la memoria o de la experiencia de una persona.

Documentos, correos electrónicos, información de proyectos y otros materiales pueden servir como contexto para hacer determinadas actividades más prácticas.

Pero existe una diferencia importante entre conocimiento y datos sobre el trabajo.

Una empresa puede saber qué información está almacenada en sus sistemas y, aun así, no saber exactamente cómo su equipo utiliza el tiempo durante la jornada.

Es en este punto donde el análisis de la rutina adquiere importancia.

SABER LO QUE EXISTE NO ES LO MISMO QUE SABER CÓMO OCURRE EL TRABAJO

Imagina que una empresa tiene acceso a todos los documentos, correos electrónicos y herramientas utilizados por el equipo.

Tiene mucha información.

Pero ¿significa esto que sus gestores saben cómo ocurre realmente el trabajo?

No siempre.

Es posible conocer los procesos formalmente definidos y, al mismo tiempo, desconocer algunas de las actividades que ocupan buena parte de la jornada.

Por ejemplo:

Un equipo puede pasar horas utilizando diferentes aplicaciones.

Puede cambiar constantemente entre herramientas.

Puede perder tiempo buscando información.

Puede permanecer períodos sin actividad.

Puede utilizar determinados sistemas mucho más que otros.

Puede concentrar determinadas tareas en pocas personas.

Estos comportamientos forman parte de la rutina, pero no siempre quedan claros cuando el gestor observa únicamente los resultados, las reuniones o las horas trabajadas.

ANTES DE MEJORAR, ES NECESARIO ENTENDER

Esta es una de las principales ideas detrás de una gestión orientada por datos.

Antes de decidir qué necesita mejorarse, es necesario comprender el escenario actual.

¿Cómo ocurre realmente el trabajo?

¿Qué herramientas forman parte de la rutina?

¿Qué actividades consumen más tiempo?

¿Dónde existen períodos de inactividad?

¿Qué aplicaciones se utilizan más?

¿Existen procesos que podrían simplificarse?

Estas preguntas ayudan a transformar una percepción subjetiva en un análisis más concreto de la rutina.

En lugar de depender únicamente de impresiones, el gestor comienza a contar con información que ayuda a comprender el funcionamiento del equipo.

EL PAPEL DE LOS DATOS EN LA GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Productividad no significa simplemente trabajar más.

Un análisis adecuado debe considerar cómo se está utilizando el tiempo y qué actividades forman parte de la jornada.

Dos personas pueden permanecer conectadas durante el mismo número de horas y presentar rutinas completamente diferentes.

Una puede pasar gran parte del tiempo realizando actividades directamente relacionadas con sus responsabilidades.

Otra puede enfrentar interrupciones, alternar entre diferentes herramientas o pasar períodos considerables sin actividad.

Por eso, observar únicamente el número de horas conectadas puede no ser suficiente.

Es necesario observar el contexto.

JORNADA, ACTIVIDADES, PRODUCTIVIDAD E INACTIVIDAD

Es precisamente en esta capa de análisis donde las herramientas de monitoreo pueden contribuir a la gestión.

Con Monitoo, los gestores pueden visualizar información relacionada con la rutina del equipo de forma organizada, incluyendo datos sobre:

• Jornada

• Actividades

• Productividad

• Inactividad

• Sitios web utilizados

• Aplicaciones utilizadas

Esta información puede ayudar a construir una visión más clara sobre el uso del tiempo durante el trabajo.

En lugar de analizar cada información de manera aislada, el gestor puede observar los datos dentro de un contexto más amplio.

CUANDO EL TRABAJO SE TRANSFORMA EN INFORMACIÓN

El gran valor de los datos no está únicamente en recopilarlos.

Está en poder utilizarlos para comprender situaciones y apoyar decisiones.

Imagina identificar que determinada actividad requiere una cantidad significativa de tiempo del equipo.

La siguiente pregunta podría ser: ¿existe alguna etapa que podría automatizarse, simplificarse o reorganizarse?

O imagina descubrir que una herramienta específica ocupa gran parte de la rutina.

Esto puede llevar a un análisis sobre procesos, capacitación o distribución de tareas.

Los datos no ofrecen automáticamente la respuesta.

Ayudan a formular mejores preguntas.

MENOS SUPOSICIONES, MÁS CONTEXTO

Una de las dificultades de la gestión es tomar decisiones basadas únicamente en percepciones.

Un gestor puede creer que determinado proceso está funcionando bien.

Otro puede creer que existe un problema de productividad.

Sin suficientes datos, ambas percepciones pueden permanecer simplemente como hipótesis.

Cuando la información sobre la rutina está organizada, resulta más fácil comparar escenarios, identificar patrones e investigar posibles cuellos de botella.

Esto no significa transformar cada número en una conclusión automática.

Significa utilizar los datos como punto de partida para un análisis más estructurado.

EL DESAFÍO DEL TRABAJO REMOTO

En el trabajo remoto, esta discusión adquiere aún más relevancia.

Cuando el equipo está presencialmente en el mismo entorno, algunas informaciones pueden percibirse de manera natural.

El gestor observa interacciones, procesos, momentos de colaboración y dificultades durante la ejecución de las tareas.

En el trabajo remoto, gran parte de esta información deja de ser visible.

Las reuniones y los mensajes muestran solo una parte de la rutina.

Por eso, contar con datos estructurados puede ayudar a complementar esta visión.

CÓMO MONITOO PUEDE AYUDAR A LOS GESTORES

Monitoo organiza información relacionada con la jornada y las actividades del equipo en un dashboard.

Esto permite que los gestores tengan una visión más clara sobre diferentes aspectos de la rutina.

Entre ellos:

Jornada: comprensión de los períodos relacionados con la actividad profesional.

Actividades: visualización de las actividades realizadas durante la rutina.

Productividad: seguimiento de indicadores relacionados con el uso del tiempo.

Inactividad: identificación de períodos sin actividad registrada.

Sitios web y aplicaciones: comprensión de las herramientas utilizadas durante el trabajo.

El objetivo no es simplemente acumular información.

Es organizar estos datos para que puedan utilizarse en la gestión.